Spoku taotluskeskkonna kasutamise vahekokkuvõte

Spoku.ee on nüüdseks olnud meie tegevusrühmadele sotsiaalfondi miniprojektide taotluskeskkonnana kasutuses pool aastat. Tegime märtsis kokkuvõtliku uuringu ja uurisime, kas on täiendavate koolituste tellimise vajadust.

22 kasutajaks oleva tegevusrühma hetkeolukord märtsis 2025: 21 on juba vähemalt ühe vooru läbi viinud ja  taotlusvormi loomise etapp on kõigil läbitud. Veel oli neid, kes plaanivad kasutusele võtta täiendavaid funktsioone — eelkõige lepingute sõlmimist, aruandlust ja väljavõtete loomist — ja mõned vastasid, et ei soovigi kõiki võimalusi kasutada. Selle põhjal tundub, et oleme spoku käimasaamise faasi lõpusirgel. Keeruliseks tegi protsessi see, et igaüks alustas erineval ajal, ja et keegi ei tegele ainult selle ülesandega — aeg-ajalt spoku asjade juurde tagasi pöördudes tuleb jälle meelde tuletada, kuidas see toimib.

Küsisin, kas vajatakse eraldi koolitusi.

• Pigem tõdetakse, et varasem info on olemas, kuid selle leidmine on keeruline.
• “Alati on kasulik midagi aeg-ajalt meelde tuletada ja kindlasti annab iga koolitust ka uusi mõtteid ja teadmisi. Mina olen koolitus poolt.”
• “Võibolla oskab SPOKU ise välja tuua, mis on korduvad teemad ning need ühise koolituse käigus üle rääkida.”
• “Koolituste häda on see, et kui sa ei ole hetkel Sopkuga tegelemas, siis sa ei hoomagi neid murekohti. Aga võibolla oleks teemade kaupa mõistlik: taotlusvormi seadistamine koos aruande vormiga – need on tegelikult natuke seotud. Või lepingute teema eraldi.”
• “Väga palju infot on toimunud koolitustes juba olemas. Kuid sealt on veidi keeruline leida just hetkel vajalikku osa. Ehk keegi oskab videot teemade kaupa markeerida, et erinevad teemad oleks paremini leitavad.”

Kokkuvõte: ei ole hetkel sellist ühist teemat, mida saaks lahendada uue koolitusega. Võtan enda peale ülesande lisada olemasolevatele videomaterjalidele jäjehoidjad, et oleks lihtsam konkreetseid teemasid üles leida. Samuti levitan uuesti infot meie Drive kausta ja abifailide kohta. Muidugi on ka spoku.ee kasutajajuhendid väga head ja põhjalikud.

• Kasutajatugi ja abi: Väga kiideti SPOKU kasutajatuge kiire reageerimise ja abivalmiduse eest. Samas tuuakse välja, et korduvate küsimuste suur hulk koormab kasutajatuge.
• “Spoku tugi ja meeskond on väga suureks abiks olnud – süsteem kergesti kasutatav nii ametnikuna kui ka taotlejana (taotlejate tagasiside, sh aruannete esitajate). Kiidan.”
• “Meie täname Piksli inimesi – ülikiire lahendamisvõimega, alati abivalmis. Triin on olnud vajadusel abiks ja samuti kiirelt reageerinud…”
• “Saan Spoku murest aru. Kui küsimus tekib, siis lihtsalt ei jõua seda “meeletut” vestluse mahtu läbi vaadata, et leida, kas samale küsimusele on vastus juba antud.”
• “Positiivne on olnud see, et Piksel reageerib hästi kiiresti ning sealt saab just õiged vastused. Samas saan aru, et nad kurdavad koormuse üle.”
• “Meil on hetkel veel seadistamata aruandeblokk, muud on tehtud ja töötab suurepäraselt. Eriti lihtne lepingutega:) Aitäh”

• Ettepanekuid:
• “Võiks olla hindamiskomisjoni koosseisus üks roll juures – hindamiskomisjoni esimees, kes näeks hindamiskomisjoni perioodil kõikide hindajate andmed ja saaks koostada koondaruande (vastavalt määruse nõuetele).”
• “näiteks tekkis probleem, et hindamiskomisjoni esimehel puudus juurdepääs teiste hindajate hindamislehtedele.”

Esimene kogemus on saadud: Lõpetuseks tõdetakse, et esimesed voorud on toimunud ja esmane kogemus käes, mis loodetavasti muudab edasise töö sujuvamaks.

Lähem info: 
Triin Kallas
Eesti Leader Liit
tegevjuht
triin@leaderliit.eu